Cómo saber cuántas licencias de Salesforce pagas sin usar
Cuatro revisiones que puedes hacer hoy, sin herramientas externas, antes de la próxima renovación.
En casi todas las orgs que revisamos hay licencias que se pagan y no se usan. No suele ser descuido: se compraron para un proyecto que cambió, para un equipo que se reorganizó o como parte de un paquete. El problema es que se renuevan solas. Estas cuatro revisiones te dan una primera respuesta en una tarde.
1. Compara licencias contratadas contra asignadas
En Configuración, la página de información de la compañía muestra las licencias de usuario, las licencias de conjunto de permisos y las licencias de funciones: cuántas tienes en total, cuántas están usadas y cuántas quedan. Anota cada tipo.
Si hay licencias sin asignar, ya encontraste el primer ahorro posible. Si todas están asignadas, sigue con la siguiente revisión.
2. Revisa quién inicia sesión de verdad
Una licencia asignada no es una licencia usada. Crea un reporte de usuarios activos con su último inicio de sesión y fíltralo a quienes no han entrado en 60 o 90 días. Incluye el tipo de licencia, el perfil y el área.
- Usuarios que nunca han iniciado sesión.
- Usuarios de personas que ya no están en la empresa.
- Licencias completas asignadas a quien solo consulta información.
3. Busca productos que nadie usa
Las licencias de conjunto de permisos y de funciones esconden productos completos: consolas de servicio, herramientas de ventas con IA, complementos de marketing. Para cada uno, pregunta tres cosas: quién lo pidió, para qué proceso y si ese proceso existe hoy dentro de Salesforce.
Si nadie puede contestar, es candidato a no renovarse o a activarse con un plan concreto.
4. Llega a la renovación con evidencia
En la mayoría de los contratos, las licencias solo se pueden reducir al renovar. Por eso conviene hacer esta revisión con meses de anticipación, no la semana anterior. Revisa en tu contrato la fecha de renovación, el plazo para avisar cambios y si hay compromisos de volumen.
Con los números en la mano tienes dos caminos: reducir lo que no se usa o justificar un plan para usarlo. Ambos son mejores que renovar por inercia.
Lo que este análisis no te dice
Saber cuántas licencias sobran es la parte fácil. Lo difícil es saber por qué no se usan: un proceso mal diseñado, una configuración que estorba o un equipo que nunca recibió capacitación. Esa es la diferencia entre recortar gasto y recuperar valor, y es lo que revisamos en un diagnóstico.